Nun, Speicherplatz war einmal teuer, heute sieht das anders aus. Wir bekommen Festplatten zu Spottpreisen in jedem grösseren Warengeschäft. Da liegen dann schnell einige Terabyte an Speicherplatz im Budget und für das Backup reicht es auch noch. Ist ja auch richtig so.
Genau aus dem Grund, dass man sich keine Sorgen mehr über «zu wenig Speicherplatz vorhanden» machen muss, fängt man dann aber auch an seine Daten nicht mehr zu löschen sondern zu Archivieren wo nur möglich. Man weiss ja nie, ob man sie mal wieder benötigt.
Nur, das Problem hat sich heute in eine ganz andere Richtung entwickelt. Man hat grundsätzlich zu viel Speicherplatz! Die Multimedia-Freaks und andere Speicher-Intensive Arbeiten jetzt mal ausgeschlossen.
Wenn man dann mal ein bestimmtes Dokument benötigt, ist der grosse Daten-Umfang hinderlich. Mehr oder weniger geht es dann in die Richtung «Nadel im Heuhaufen». Man findet das Dokument schlicht nicht!
Was kann man machen? Möglichkeiten gibt es verschiedene — man muss sie nur konsequent umsetzen und nicht immer mal wieder zur nächsten Strategie wechseln, was ja im heutigen Business-Leben sehr gerne gemacht wird…
Daher möchte ich hier im Beitrag und ihr in den Kommentaren Tipps sammeln, wie man seine Daten so speichern kann, damit man eben genau das eine Dokument auch in einigen Monaten/Jahren wieder findet.
- Ordnerstruktur zentral an einem Ort aufbauen
- Flache Ordnerstruktur erstellen
- Ordner und einzelne Dateien sinnvoll benennen
- Zusammengehörende Dateien in einem Ordner ablegen
- Nach Themen ordnen: Schule, Arbeit, Privat, …
- Tags innerhalb von Dokumenten einfügen. Solche, nach denen man zum Finden des Dokuments suchen würde
- Für Bilder-Alben / Unterordner ein Inhaltsverzeichnis mit Tags / Beschreibung zu jedem Album erstellen
- Nicht nur archivieren sondern auch mal löschen
- Bei externen Festplatten oder CDs eine «inhalt.txt» erstellen um den Überblick zu bewahren
Da man speziell öfters Mails wieder sucht sollte man sich hier nach einer Lösung zum Archivieren umschauen. Ich verwende beispielsweise MailStore Home. Dient zudem als Backup der Mails. In vielen Fällen kommt jedoch auch einfach die interne Google Mail Suche zum Einsatz. Hinsichtlich der Performance nicht mit Outlook und co. zu vergleichen.
Ähnliches kann man nicht nur bei allgemeinen Dateien oder Mails anwenden. Auch sinnvoll bei Lesezeichen, Einträgen in der Passwortdatenbank oder seinen ToDo-/Notizlisten. Hier hilft es zudem sich auf wenige Tools zu beschränken.
Nun, da dies hier eine allgemeine Tipp-Sammlung werden soll, interessieren mich eure Ansätze / Strategien für die Speicherung, Archivierung und Suche von Daten.
Gute Sache! Bin gespannt was kommt!
Ich selber habe mir eine feste Backup «Struktur» zugelegt, wo meine Daten Thematisch geordnet sind und verwende die einfach immer wieder. Das erfordert zwar bei jeder Datei einmalig kurz ein paar Sekunden sie einzuordnen, hilft später aber ungemein.
Für Passwörter, Mails, Kontakte etc. hält die Cloud her.
Da sind ja schon ein paar gute Tipps da — sehr viel anders mach ich’s auch nicht.
Ich halt’s grundsätzlich so:
– alle Festplatten haben ein bestimmten Thema (Fotos, Videos, Musik, Universität,…)
– Dateien, die ich mit jemandem teile, landen in den Google Docs (bzw. alles, was mit meinem Ehrenamt zu tun hat, auf der Dropbox)
– thematische Ordner und logische Dateibenennung
Auf Cds und DVDs finden sich bei mir nur noch Fotos und Videos — dafür gibts zwei .txts in meinen eigenen Dateien mit Inhaltsverzeichnis.
Suchen muss ich eigentlich nie, weil die Pfade zu den Daten klar genug sind. Einzige Ausnahme: Mails. Aber das ist sowohl bei GMail als auch Thunderbird zum Glück sehr gut gelöst. :-)
Mailstore hab ich auch.
Ansonsten liegen die wichtigen Daten (Programme, Anleitungen, Treiber, Musik) passend sortiert auf dem NAS.
Dort gibt es z.B. «Sicherung» mit Unterordner «Programme» und «Hardware». Dort sind jeweils nach Name bzw Hersteller Ordner die dann alles dazu nötige enthalten, also z.B. die Programme, Lizenzen, gesicherte Einstellungen,…
Für Musik gibts entsprechend den Ordner Musik mit Unterordnern «mp3» und «Hörspiel». Hörspiel ist zwar auch mp3 aber keine Musik, aber die Struktur hat sich eben so ergeben und bleibt auch so.
Hörspiel teilt sich dann anhand /Serie/(Trennung je 100)/Folge/Dateien einer Folge.
Musik teilt sich einfach in 6 Ordner anhand der Anfangsbuchstaben. (insgesamt ca 2300 Stücke)
Diese Trennungen sind für den Squeezebox-Server bzw allgemein für mp3-player um Probleme mit zu langen Listen zu vermeiden.
Dann gibts noch Freigaben wo der PC Eigene Dateien, Desktop und Acronis hinspeichert.
Notebook bleibt ungesichert, da ist einfach nichts wichtiges drauf.
Und dann noch ne Freigabe «Downloads» wo sich einfach alles mögliche sammelt.
Alles genannte außer Acronis wird zu Strato HiDrive gesichert und einmal im Monat abwechseln auf 2 USB-Platten.
Sind ca 250 GB Umfang.
Dann gibt es noch das 2te NAS.
Dort ist einmal der Squeezebox-Server drauf und eine Kopie der Musik/Hörspiele die der Server verwendet.
Dann ein Video-Ordner, dort landen Video-Podcasts und TV-Aufnahmen. Die werden geguckt und gelöscht. Gesichert wirds nicht, so wichtig sind Fernsehfilme auch wieder nicht…
Manchmal hilft es auch einfach die Anwendungen die man nutzt auch zu konfigurieren.
Beispiel ein Kumpel. Er hatte etwas runter geladen was ich auch haben wollte. Ok, Netzwerkfreigabe kein Problem. Das Datei finden dafür sehr. Nicht nur dass die Hersteller von Software teilweise selten dämliche Namen vergeben (Setup.exe… Sinnvoll nur auf den ersten Blick. Weil Setup für WAS?, oder auch etwas aus dem Hause Microsoft: windows6.1-KB976932-X64.exe. Na, was ist das? Richtig, das ServicePack für Windows 7. Paar Tage später muss man googeln…)
Dann noch die verschiedenen Downloadmanager. Seit Windows Vista gibt es ja das Downloads Verzeichnis. Schön eigentlich, nur hält sich keine andere Software dran. Da wird der Desktop zugemüllt oder mein persönlicher Favorit alles, aber WIRKLICH ALLES in Eigene Dateien speichern. Wenn man Glück hat erstellt die Software wenigstens noch einen Ordner.
Denn noch die Sache, die Datei wurde frisch herunter geladen. Fein, aber das Ding der Begierde ist in soonem blödem Zip Archiv drin was erst entpackt werden muss. Also entpacken, anschaun, vergessen. Und somit den Speicher 2x belegen, einmal für die Daten selbst, einmal für das Archiv. Wozu? Platz kostet ja nichts ^^
Wenn ich mal Daten suchen muss, denn liegen die auf relativ unsortierten Downloads-DVDs. Da muss ich denn im Höchstfall 3 DVDs durch probieren bis ich die Richtige gefunden habe.
Und weil du sie ansprichst: Vergiss die Windows Suche mal lieber wieder ;)
Ich habe das sehr oft gehabt dass die schöne Windows Suche (ob mit oder mit ohne Index Dienst) nichts gefunden hat, ein «Dir dateiname /s» in der Kommandozeile aber schon (dazu meißt noch schneller). Von daher nicht nutzbar, meiner Meinung nach.
Die Menschen müssen aufhören zu schlampen. Im echtem Leben klappt das ja auch, da bringt man mal den Müll runter (=nicht mehr benötigte Dateien löschen), man räumt die Kontoauszüge in den Ordner Kontoauszüge damit sie nicht mehr zwischen den Zeitungen liegen, …
Würde man das reflektieren wie viele Leute mit ihren digitalen Daten umgehen und das auf das echte Leben projezieren, ich kenn viele die müssten jeden Monat ein neues Zimmer anbauen nur um den Müll zu horten.
Aber aufräumen kostet wohl mehr als ne neue Platte ^^»
Problem ist nur, das normale Papierkörbe überlaufen, der von Windows aber nicht…
Ja war das in XP noch schön, ne Windowssuche wo was findet.
Bin selber auch nicht so der Fan der Windows Suche. Verwende sie auch nur dann, wenn es gerade nicht anders geht. Finde sie sehr langsam und nicht wirklich schön gelöst.
Daher kommt es auf jeden Fall gut, wenn man zumindest weiss in welchem Ordner sich ein Dokument befindet. Spricht für eine angepasste Ordnerstruktur.
Ich habe meinen Ordnern Nummern vergeben und archiviere alles digital. Jeder Schriftverkehr wird eingescannt und abgelegt. So hat als Beispiel der Ordner (auf der Festplatte) Versicherungen eine bestimmte Nummer, die mit dem passenden (Papier-)Ordner im Regal. So weiß ich gleich in welchem Ordner ich suchen muss. Das mal als Vergleich «digital zu analog» ;-)
Die Ordnerstruktur wird 1:1 auf verschiedenen Backupsystemen gesichert. So finde ich immer alles am gleichen Ort — egal auf welchem System (lokal, NAS, Server, Cloud) ich mich befinde.
Für das Dateibackup verwende ich Syncback Pro: das sichert auf Netzlaufwerken, ftp-Servern, Google-Mail, DVDs, Stratos HiDrive, Windows Live Cloud, usw.
Systemsicherungen erledige ich mit Acronis; Mailbackup mit MailStoreHome; Outlook mit MObackup; Mozilla-Apps mit MozBackup.
Was aber dennoch bleibt ist die Suche nach einzelnen Dateien. In einem 4-Personenhaushalt kommen da schon ein paar zusammen.
Hier habe ich noch Copernic Desktop Search und Tabbles im Einsatz. Allerdings bringen beide nicht immer das Ergebnis, um die gewünschte Datei schnell zu finden.
Habt ihr noch andere Tools, die bei der Dateisuche helfen?
Bei mir stehen nicht nur zwei NAS Server (einer als Datenspeicher, einer als BackUp Server), ich habe auch verschiedene Festplatten für verschiedene Arbeitsbereiche. Alle Fotos sind auf einer Festplatte, alle Arbeitsdateien (Webdesign, Ressourcen wie Stocks etc.) sind auf einer, das System ist auf einer separaten. Innerhalb der Festplatten herrscht dann dementsprechend Ordnung. Die Ordner sind nach Themengebieten geordnet, in denen sich wieder Unterordner mit Unterthemen befinden. Bei den Fotos habe ich alles nach Jahren und dort nach Events / Tagen geordnet.
Noch funktioniert alles, auch wenn nach wie vor einige Dateien am falschen Ort liegen.