Vorteile von und Migration zu Google Apps

Ich habe es in einem der letz­ten Bei­träge bereits schon kurz erwähnt. Ich bin in den letz­ten Tagen mit mei­ner Pri­va­ten Domain (jeffrey.li) zu Google Apps gewech­selt und möchte daher kurz meine ers­ten Erfah­run­gen und Infor­ma­tio­nen zur Migra­tion preisgeben.

Natür­lich zuerst noch die Erklä­rung, was Google Apps über­haupt ist: Grund­sätz­lich ist Google Apps ein Dienst von Google mit wel­chem man die Vor­teile der eige­nen Domain mit den Vor­tei­len eines Google Accounts (Mail, Kalen­der, Kon­takte, Real­time Zusam­men­ar­beit…) kom­bi­nie­ren kann.

Grund­sätz­lich gibt es zwei ver­schie­dene Ver­sio­nen. Ein­mal die kos­ten­lose Stan­dard Ver­sion und ein­mal die Pre­mier Ver­sion. Für klei­nere Unter­neh­men (< 50 Per­so­nen) oder auch Pri­vat­per­so­nen reicht die Standard-Version mei­ner Mei­nung nach aber auf alle Fälle sehr gut aus.

Für eine Firma eig­net es sich sehr gut für die Online Zusam­men­ar­beit sowie auch die ganze Mail­ver­wal­tung, die über Google Mail sehr ein­fach und effi­zi­ent funk­tio­niert, wie ich es ja auch schon in die­sem Bei­trag erwähnt habe.

Für Pri­vat­per­so­nen – wie mich – steht natür­lich vor allem der Bereich E-Mail im Vor­der­grund. Ich kann Google Mail so sehr bequem mit mei­ner eige­nen Domain zusam­men nut­zen. Und dazu muss ich nicht mal einen eige­nen Mail­ser­ver haben, denn das Ganze wird ganz ein­fach über die DNS-Einträge (MX Type) gelöst.

Die ers­ten Schritte, also die Ein­rich­tung vom Google Apps Account (Bei­spiel Stan­dard) ist gar nicht so schwer. Domain ange­ben, Admin-Account erstel­len und MX-Eintrag für die Domain ändern. Dann noch einige Stun­den Geduld und der Account ist kom­plett nutzbar.

Nun nach der Ein­rich­tung kommt dann die Migra­tion der ein­zel­nen Dienste wie etwa Mail, Kalen­der und Kon­takte zu Google Apps.

Fan­gen wir mit den Mails an. Lei­der gibt es aktu­ell noch keine Funk­tion, mit der man die Mails bequem von ande­ren Kon­ten impor­tie­ren kann. Daher emp­fehle ich das Ver­schie­ben der Mails über einen nor­ma­len Mail-Client (danke an Ben für den Tipp!). Also die ein­zel­nen Accounts etwa im Thun­der­bird per IMAP hin­zu­fü­gen und dann per Drag & Drop vom einen Account in den ande­ren verschieben.

Wich­tig hier­bei ist, dass man nicht gleich alle Mails son­dern immer kleine Häpp­chen mit je maxi­mal 1000 Mails ver­schiebt, da sich der Cli­ent sonst sehr gerne ins Nir­wana verabschiedet.

Wenn man nun noch Sicher­stel­len möchte, dass die Mails der ande­ren Kon­ten auch wei­ter­hin ankom­men kann man die Mails von Google Apps auto­ma­tisch abru­fen las­sen. Hier sollte man auf dem alten Konto jedoch zuerst alle Regeln und Fil­ter (inklu­sive Spam) deak­ti­vie­ren, sodass auch sicher alle Mails im Google Apps Account ankommen.

Anstatt dem Abru­fen kann man die Mails natür­lich auch vom ande­ren Konto auf das neue Wei­ter­lei­ten las­sen, sofern so eine Funk­tion beim jewei­li­gen Anbie­ter ver­füg­bar ist. So kom­men die Mails auch direkt und ohne Ver­zö­ge­rung (mit­un­ter einige Stun­den) an.

Zu der Migra­tion von Kalen­der und Kon­tak­ten gibt es eigent­lich gar nicht viel zu sagen. Hier reicht ein Export und dann wie­der ein Import in Google Apps. Kenne kei­nen Anbie­ter, der keine Export-Funktion für Kalen­der und Kon­takte bie­tet. Von den For­ma­ten her iCAL oder CSV.

Die ein­zel­nen Benut­zer kann man nun sehr ein­fach über das Google Apps Dash­board anle­gen. Etwa für jedes Fami­li­en­mit­glied ein Konto, wenn man z.B. die Domain der eige­nen Fami­lie damit ver­wal­tet. Sehr praktisch.

Ich habe nun also meine ers­ten Tage mit Google Apps hin­ter mir und bin sehr zufrie­den damit. Die Ein­rich­tung sowie auch die ganze Migra­tion hat sehr gut und vor allem auch ein­fach funk­tio­niert. Ein­zig bei der Mail-Migration wäre es ange­sagt, dass Google ein pas­sen­des Tool für die­sen Pro­zess ent­wi­ckelt. Alles in Allem aber sehr zu emp­feh­len. So viele Funk­tio­nen bekommt man prak­tisch nur bei Google Apps kostenlos.

Wer von euch arbei­tet mit Google Apps? Pri­vat oder auch beruf­lich? Wel­che Dienste benutzt du?